Guide complet : Comment manager en télétravail ?

100% à distance depuis 2017, Digirocks vous livre dans ce guide le résultat de ses 5 années d’expérience.

Le télétravail en chiffres

Comment manager une équipe à distance ? Le guide en 5 points.

Quel type de (télé)Manager êtes-vous ? Faites le test en 8 questions !

Que vous l’aimiez ou non, le télétravail s’impose aujourd’hui comme une norme au sein des entreprises. Et vos équipes le réclament !

38%* des salariés l’ont adopté (2 jours / semaine en moyenne)

Les avantages ?

• Meilleur équilibre vie professionnelle / personnelle
• Réduction des coûts et des temps de trajets
• Flexibilité des horaires de travail
• Choix du lieu de travail
• Meilleure productivité
• Globalement plus heureux de travailler
• …

1 salarié(e) sur 3 serait même prêt à quitter son job dans les 6 mois s’il n’a pas la possibilité de travailler à distance**

Côté manager, changement d’ambiance

Même s’ils reconnaissent que le télétravail contribue :

• à une plus grande autonomie des collaborateurs (23%)
• à une baisse de l’absentéisme (23%)
• une plus grande satisfaction des salariés (23%)

Seulement 48% d’entre eux y sont favorables, car ils estiment que le télétravail complexifie leur rôle de manager. Parmi leurs principales difficultés :

• La diminution des échanges informels (37%)
• Le maintien de la cohésion d’équipe (36%)
• La gestion de la fragilité des collaborateurs (34%)

Ce n’est pas étonnant que seuls 36% des managers aient revu leurs pratiques managériales.

Alors, comment manager des collaborateurs en télétravail comme s’ils étaient au bureau (ou presque ?)

L’objectif va être de créer une expérience collaborateur qui comporte les charmes du travail au bureau tout en profitant des avantages qu’apporte le télétravail. Mais comment ?

Faut-il tout contrôler et serrer la vis au risque de voir chuter la productivité ? Ou au contraire lâcher du leste et faire confiance ? Comment bien communiquer à distance ? Comment mettre en place le télétravail ? Quels pièges éviter ?

C’est ce que nous allons voir tout de suite.

Comment manager une équipe à distance ? Le guide en 5 points.

1. Adoptez le management par objectifs !

2. Communiquer en télétravail : oui, mais pas n’importe comment !

3. Mettre en place le télétravail : définir un cadre clair et transparent

4. Faites le bilan et surtout… récoltez les feedbacks !

5. Veillez au bien-être de votre équipe

Bonus : Pensez à vous.

1. Oubliez le management de contrôle, adoptez le management par objectifs !

Loin des yeux, loin du cœur ? Pas vraiment.

S’il peut être tentant dans un premier temps de sur contrôler ses équipes par des réunions chaque jour, des appels en continu ou même par l’enregistrement des écrans de vos collaborateurs, vous ne ferez que rendre le télétravail insupportable pour vos équipes et contre-productif !

La règle n°1 du management à distance : La confiance.

Si ce n’est pas dans vos valeurs, le télétravail va vous forcer à lâcher du leste, car malgré tous les outils, vous ne pourrez jamais contrôler à 100% vos équipes.

Comment faire ?

• Définissez les objectifs stratégiques que votre équipe doit atteindre sur le long terme
• Découpez ces derniers en objectifs SMART pour chaque collaborateur : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réaliste et fixés dans le Temps.
• Fixez des points hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels pour suivre ces objectifs et corriger le tir le cas échéant.
• Faites et recevez constamment des feedbacks de votre équipe
• Récompensez la réussite : remerciements publics, nouveaux défis, augmentations de salaire, promotions, responsabilités supplémentaires… tous les moyens sont bons pour motiver les troupes et améliorer leur moral.

2. Communiquer en télétravail : oui, mais pas n’importe comment !

La clé de voûte d’une équipe performante est la communication, jusque-là pas de grande surprise.

Mais comment faire à distance sans contact physique s’il n’y a plus personne pour aller à la machine à café à 10 h ? Ni pour vous rendre visite à votre poste de travail ? Pour aller déjeuner en terrasse ? Pour demander des conseils ou oser dire que ça ne va pas ? Bref, comment faire pour remplacer tous ces moments informels qui soudent une équipe ?

La solution : recréez ces moments grâce aux outils collaboratifs. Voici nos astuces :

• Utilisez Slack / Teams pour vos communications internes, mais pas que !

Fluidifiez les échanges en optant pour un outil de messagerie instantanée plutôt que par mail. Si possible, prenez une formule payante pour garder l’historique de vos messages.

Pour ne pas tomber dans le piège de la sur sollicitation, fonctionnez par slot. Désactivez vos notifications à certains moments de la journée, ne vous montrez pas tout le temps disponible… la porte de votre bureau n’est-elle pas parfois fermée ?

Si le but de Slack est de faciliter les échanges professionnels au quotidien, c’est aussi un formidable outil pour créer un sentiment de cohésion au sein de votre équipe (si si !)

Nos astuces : Créer des canaux #divers, #general, #lesmeilleuresblagues comme sas de compression pour votre équipe, pour partager des moments de vie, des anecdotes, ou pousser des coups de g***** !

• Choisissez un outil de visioconférence

Selon la politique de gestion de données de votre entreprise, Google meet ou Teams feront très bien l’affaire. Ils sont gratuits et les réunions n’ont pas de durée limitée.

• Centralisez le partage de vos documents

Optez pour un stockage commun de type Google Drive ou sur un serveur interne partagé avec des degrés d’habilitation. La planète ne s’en portera que mieux.

• Soyez disponible

À l’instar de « ma porte est toujours ouverte, tu peux venir me parler à tout moment », vous devez faire sentir à vos équipes que vous êtes disponible et à l’écoute en cas de besoin. Privilégiez toujours l’oral. Vous pouvez simplement leur dire de consulter votre agenda en ligne (ex. Google Agenda) et de placer des créneaux lorsque c’est possible. Ou alors, vous prenez les devants et calez vous-même des créneaux de disponibilité au cours desquels votre équipe peut venir discuter par visioconférence. N’oubliez pas que vous pouvez toujours téléphoner !

• Travaillez par petits groupes

Comme au bureau, rien n’est plus ennuyant et contre-productif que d’être dans une réunion où vous n’êtes pas utile. Dans la mesure du possible, minimisez les groupes de télétravail pour qu’il ne dépasse jamais 3 personnes, cela permettra d’aller droit au but et de faire avancer les sujets.

• Fêtez les réussites

Projets réussis, anniversaires, déménagements, naissances… chaque occasion est bonne pour renforcer les liens. Pour ça, organisez des réunions virtuelles comme au bureau, et mettez-y les formes !

Nos astuces : Profitez-en pour créer un team building en jouant à des jeux d’équipe comme scribble.io, mais ne les imposez pas au risque de les transformer en supplices.

3. Mettre en place le télétravail : définir un cadre clair et transparent

En tant que Manager, vous êtes l’ambassadeur.rice du télétravail auprès de vos équipes. Vous devez acculturer chaque membre aux pratiques du travail à distance, garantir le même niveau d’information et de traitement pour chacun de vos collaborateurs.trices. Aucune zone d’ombre ne doit subsister dans le cadre du télétravail.

Pour cela, appuyez-vous sur la charte du télétravail.

Ce fameux mode d’emploi trop souvent oublié permet d’encadrer le télétravail et d’évoquer les droits et les devoirs des télétravailleurs.

La charte permet d’aborder des points essentiels comme l’équilibre vie privée / vie professionnelle en abordant notamment la question des horaires.

Le meilleur moyen de faire adhérer votre équipe à la charte est bien sûr de la co-construire, en permettant à vos équipes de poser librement les questions liées à cette organisation (horaires, matériel, indemnités…).

Même si elle n’est pas obligatoire, elle reste fortement recommandée pour rassurer votre équipe, faciliter les échanges avec le CSE et éviter les potentiels litiges liés aux pratiques du télétravail.

Voici quelques éléments à faire apparaître dans votre charte :

• la durée, les horaires et les jours de télétravail pour les salariés ;
• les meilleures pratiques pour télétravailler
• le droit à la déconnexion ;
• le respect de la vie privée ;
• les moyens mis à disposition par l’employeur pour le télétravail ;
• les modalités de contrôle et de suivi du télétravail ;
• la prévention des accidents et des risques psychosociaux (RPS)
• s’il s’agit d’un télétravail total ou partiel ;
• si le télétravail concerne tous les salariés ou seulement une partie ;

Vous pouvez télécharger un modèle de charte directement ici

4. Faites le bilan et surtout… récoltez les feedbacks !

Vous avez beau réunir toutes les conditions pour l’épanouissement de vos équipes en télétravail, aucun plan ne résiste à la réalité. Chaque expérience de travail à distance reste unique et l’organisation idéale demande du temps. Pour ça, demandez constamment l’avis de vos équipes :

• Qu’est-ce qui vous plaît le plus et le moins dans le télétravail ?
• Combien de jours vous conviendraient le mieux ?
• À quelles difficultés faites-vous face ?
• Comment puis-je vous épauler ?
• Y a-t-il des choses que je dois savoir pour mieux comprendre votre manière de travailler ?

Privilégiez le contact par visio ou téléphone pour récolter les retours, que ce soit par équipe ou en 1-1. Vous pouvez aussi utiliser des outils comme « Incognito for slack » pour récolter les avis (anonymes) et avoir une connaissance fine des besoins de vos équipes au quotidien.

5. Veillez au bien-être de votre équipe

Parce qu’il vaut mieux prévenir que guérir, et avant même les sondages, les questions, et les visios en 1-1, pensez à créer un environnement idéal pour votre équipe.

Sur le plan physique :

• Sensibilisez aux risques et troubles musculo-squelettiques (TMS) et à la nécessité de pratiquer une activité physique quotidienne, même de courte durée.
• Fournissez des conseils pour prévenir ces risques et dans la mesure du possible, du matériel adapté : écrans pour ordinateurs réglables en hauteur, sièges et souris ergonomiques, bonne connexion internet, aménagement du poste du travail (voir article)

Sur le plan mental :

• Sensibilisez au droit de déconnexion, à l’isolement ainsi qu’aux risques psychosociaux que peut engendrer le télétravail et mettez en place des mesures pour les éviter. Le télétravail engendre un surinvestissement, parfois inconscient, des équipes.
• Bien sûr, permettez à vos équipes de retourner au bureau pour renouer les liens. Organisez des évènements physiques (incentives, team building…) pour renforcer la cohésion, le sentiment d’appartenance et l’engagement de vos équipes au quotidien.

Bonus : Pensez à vous.

Manager une équipe en télétravail implique de l’investissement en plus du travail quotidien, surtout au début.

Être à la disposition de son équipe peut engendrer du stress, de la pression et du poids supplémentaire sur les épaules de sorte qu’à terme, vous oubliez votre personne, vos besoins et votre propre santé.

Comme pour vos collaborateurs, faites le diagnostic de votre état de bien-être, parlez-en aussi à votre manager.

N’hésitez pas à sondez vos proches pour prendre du recul sur l’apparition de changement de comportement et à consulter un.e professionnel.le de santé en cas de doutes.

Quel type de télémanager êtes-vous ? Faites le test en 8 questions !

Les questions :

1. Février 2023, la pandémie regagne du terrain et le gouvernement conseille aux travailleurs « non essentiels » de télétravailler. Quelle est votre réaction ?

A. Au secours ! Je n’aime pas vraiment ça mais il va falloir que je surveille mon équipe, sinon c’est la pagaille !

B. Bon. Ça ne m’enchante pas vraiment mais comme d’habitude, je vais maintenir les liens avec mes équipes. Par contre, pour les collègues entre eux, il va falloir que je prenne les devants !

C. Ça va le faire. Mais purée que ce sera froid et ennuyeux. Rien qu’en pensant aux réunions où personne ne parle… ça me glace le sang !

D. Tant mieux ! Ils seront bien plus tranquilles comme ça. Je suis sûr qu’ils vont être plus efficaces et créatifs !

2. Il est 18h30. Philippe devait vous envoyer un dossier à 14h mais à l’heure actuelle vous n’avez toujours rien reçu. Comment réagissez-vous ?

A. 4h30 de retard !! J’ai une vie après le boulot. Est-ce qu’il n’a pas oublié de me l’envoyer ? Ça se trouve il est déjà parti. Je lui envoie un mail et un sms. Je l’appelle dans 10min s’il ne répond pas.

B. Vous demandez à l’un Marc de prendre des nouvelles de Philippe. Ce sera l’occasion que les deux échangent.

C. Vous appelez Philippe et vous lui proposez de passer chez lui pour un repas. Ça sera l’occasion de prendre des nouvelles (en vrai !)

D. Zen, ça va arriver. Tout le monde est un peu en retard en ce moment, je fais confiance.

3. Concernant les réunions par visioconférences :

A. C’est caméra et micro O-BLI-GA-TOIRE – il n’y a pas à discuter. Et personne en t-shirt ou short. Il faut que l’atmosphère professionnelle se poursuivre à la maison, sans quoi tout le monde va se permettre n’importe quoi.

B. Tout le monde doit prendre au moins une fois la parole, même les plus timides. Pauline se charge de faire un compte rendu de la réunion pour les personnes qui ont des problèmes de connexion.

C. J’aime parler à des êtres humains, pas des ordinateurs. C’est important de voir les visages pour garder l’esprit d’équipe, rendre les réunions vivantes et agréables.

D. Chacun fait comme il veut et surtout comme il peut ! Appel par téléphone ou visio, tant que tout le monde est là.

4. Comment confiez-vous une mission à distance ?

A. Vous demandez un rapport des avancées quotidiennes pour guider et corriger au plus tôt.

B. Vous donnez à l’heureux élu le contact de toutes les personnes impliquées et susceptibles de l’aider, en les ayant elles-mêmes prévenues au préalable.

C. Vous appelez ****directement la personne concernée pour bien lui expliquer les tenants et les aboutissants, par écrit c’est l’enfer ! D’ailleurs, vous la rappelez pour aussi parler d’autre chose, se détendre entre collègues quoi !

D. Vous envoyez la mission par mail avec un paragraphe d’explications et une date de rendu. On vous contactera s’il y a des questions.

5. Malgré l’éloignement, cherchez-vous à créer du lien à distance ?

A. Non au contraire. Les moments de détente, pris sur le temps de travail, nuisent à la productivité – en plus, certaines personnes étaient mal à l’aise, à quoi bon !

B. Oui, mais sans vous. Votre présence risque de susciter la gêne et la censure. Il faut bien que l’équipe se parle librement.

C. Évidemment ! Vous proposez d’organiser un rituel de deux teams buildings par semaine, présence quasi obligatoire !

D. Non, il faut laisser les gens tranquilles ; ils sont déjà 7h / jour entre collègues, ils sont bien plus heureux avec leurs proches qu’entre eux en visio.

6. Quel est votre avis sur les logiciels de surveillance des télétravailleurs ?

A. C’est malheureusement nécessaire parce qu’il n’y a personne au bureau pour vérifier que les collaborateurs travaillent.

B. C’est inutile : les équipes se motivent toutes seules. Croyez-moi que si une personne ralentie le travail de l’autre, elle va être au courant.

C. C’est absurde : la motivation c’est avant tout une question d’adhésion humaine ! Pas de petits robots-espions qui vous menacent chaque seconde. Pour quel.le manager je passerai auprès de mes équipes ?

D. C’est contre-productif : les meilleurs résultats s’obtiennent par la confiance.

7. En pleine visioconférence, l’enfant d’un collègue entre dans la pièce en hurlant que son frère lui a volé son goûter :

A. Vous coupez le micro de la personne et poursuivez la visioconférence comme si de rien n’était.

B. Vous profitez de cette pause forcée pour prendre des nouvelles de vos collègues et les faire échanger, notamment au sujet de la gestion des enfants.

C. Vous dites bonjour à l’enfant, lui demandez son prénom, et pourquoi il tient tant à son goûter.

D. Vous riez et attendez que votre collègue ait fini de calmer son enfant. Ça fera une bonne anecdote à raconter !

8. Dernière question : Quel est votre outil de communication préféré ?

A. Microsoft Teams, il permet de garder facilement le contact et surtout de voir qui fait quoi.

B. Slack, parfait pour garantir une bonne communication à tous les étages.

C. Le téléphone ou la visioconférence, pour entendre les voix et voir les visages. C’est quand même plus chaleureux non ?

D. Les mails : c’est clair, concis et on s’y retrouve facilement, avec un peu d’organisation.

Les résultats :

Vous avez une majorité de A : vous êtes « Maniaque du contrôle »

Le télétravail n’est pas votre tasse de thé ! Vous craignez que vos collaborateurs deviennent moins productifs. Pour ça, vous n’hésitez pas à mettre en place des logiciels de surveillance pour contrôler si le travail est fait en temps et en heure.

Attention à ne pas imposer vos décisions au risque de paraitre trop autoritaire auprès de vos collaborateurs et de perdre leur confiance.

Vous avez une majorité de B : vous êtes « Organisateur.trice »

Votre maitre mot : la coordination !

Une équipe efficace est avant tout une équipe qui se parle et surtout qui ne dépend pas de vous. Même si tout passe par le dialogue, attention à ne pas éterniser les échanges au risque d’être contre-productif.

Vous avez une majorité de C : vous êtes « Charismatique instrusif.ve »

Au bureau, vous êtes celui qui met l’ambiance. En télétravail, vous craignez que sans vous, l’enthousiasme général s’efface. Alors vous utilisez tous les moyens et la technologie à votre disposition pour organiser des teams buildings, appeler régulièrement vos collègues pour savoir si tout va bien.

Attention à ne pas être paraitre trop intrusif dans la vie de vos collègues, au risque de créer une ambiance contraire à vos premières intentions.

Vous avez une majorité de D : vous êtes « Cool »

Le bien-être de votre équipe est votre priorité. Pas besoin de les fliquer en télétravail, vous leur faites confiance pour s’organiser.

Attention toutefois au revers de médaille de ce type de management, qui a tendance à passer à côté de l’aide demandée par les équipes et ignorer le désengagement.

Sources :

• Malakoff Humanis présente les résultats de son baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022
• Étude du Boston Consulting Group parue le 7 juillet 2022